Chắc là khi gọi đến tổng đài bạn đã không còn xa lạ với một giọng nói tự động hướng dẫn cách thao tác với nhà cung cấp dịch vụ. Đó chính là tổng đài trả lời tự động viết tắt là IVR, là phương án đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Vậy hãy cùng chúng tôi giải đáp về hệ thống này nhé.
Tổng đài trả lời tự động là gì?
Tổng đài trả lời tự động là công năng cơ bản trên tổng đài hỗ trợ phân luồng người dùng qua các số bấm dựa trên nội dung lời chào gọi, điều hướng cuộc gọi đến đúng bộ phận hay phòng ban liên quan để giải đáp khó khăn của khách hàng.
Nguyên tắc hoạt động rất đơn giản, khi người dùng thực hiện gọi đến tổng đài khách hàng sẽ được nghe một đoạn ghi âm có sẵn. Trong đoạn ghi âm gồm có lời chào mừng và chỉ dẫn tương tác trên bàn phím để điều hướng cuộc gọi theo vấn đề của khách hàng.
Giả sử đoạn ghi âm sẵn:
- “Chào mừng Quý khách đã gọi đến công ty A. Vui lòng bấm số máy nội bộ cần gặp hoặc bấm phím theo chức năng sau:
- Phím 1 phòng Kinh doanh
- Phim 2 phòng Kế toán
- Phím 3 phòng Nhân sự
- Phím 4 phòng Kinh doanh Quốc tế
- Phím 5 phòng Marketing
- Phím 0 để gặp tổng đài viên
- Xin cảm ơn”
Từ đó quy trình được đơn giản hóa, khách hàng/đối tác sẽ liên hệ thẳng phòng ban mà mình muốn.
Tham khảo: Giải pháp Autocall là gì? Đối tượng nào nên sử dụng?
Ích lợi tổng đài trả lời tự động mang lại
Sự ra đời của hệ thống trả lời tự động mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức và người dùng, chi tiết như sau:
Giảm khối lượng công việc
Hằng ngày, bộ phận lễ tân tiếp nhận hàng trăm hàng nghìn cuộc gọi xử lý khó khăn khách hàng.Vì vậy tỉ trọng công việc khá nhiều và “làm hoài không hết”. Do đó khi sử dụng tổng đài tự động, khách hàng chỉ cần bấm phím mà không cần sự can thiệp của lễ tân. Đặc biệt là vẫn quản lý được quy trình CSKH hiệu quả. Chuyện này đã giúp cho bộ phận tiếp tân giảm được một khối lượng lớn công việc.
Kết nối nhanh hơn
Tổng đài được hỗ trợ từ bộ phận lễ tân, khách hàng phải giải trình rõ khó khăn cho họ hiểu. Kế tiếp là phải chờ lễ tân liên kết tới đúng phòng ban. Sau đó, khách hàng sẽ giải trình vấn đề của mình thêm một lần nữa và tốn nhiều thời gian. Tuy nhiên, với hệ thống trả lời tự động mọi việc được xử lý nhanh chóng. Khách hàng chỉ cần làm theo hướng dẫn và bấm phím gặp các phòng ban có thể xử lý.
Chuyên nghiệp
Các khó khăn hay ý kiến của khách hàng được xử lý nhanh gọn lẹ, tạo ấn tượng tốt trong mắt khách hàng. Giúp hình ảnh doanh nghiệp của bạn trở nên uy tín và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.
Tối thiểu chi phí hoạt động
Số tiền đầu tư cho hệ thống rất thấp so với chi phí doanh nghiệp chi để thuê nhân sự trực điện thoại.
Không chỉ thế, hệ thống tổng đài trả lời tự động còn giúp giám sát chất lượng cuộc gọi như ghi âm, biến văn bản thành giọng nói, chấm điểm cuộc gọi,… và còn nhiều tính năng được cài đặt vào hệ thống.
Một số cân nhắc khi sử dụng tổng đài trả lời tự động
Dưới đây là một số lưu ý giúp tổ chức xây dựng hệ thống tổng đài tự động hiệu quả:
- Câu chào ngắn gọn, đủ ý: Tổ chức nên tạo ra lời chào càng ngắn gọn càng tốt, đi thẳng vào vấn đề. Không nên dài dòng, rề rà vì những điều đó sẽ khiến khách hàng mất kiên nhẫn.
- Đảm bảo thông tin chính xác: Cho dù doanh nghiệp có thể thay đổi thông tin khi xây dựng tổng đài tự động, nhưng lại tốn khá nhiều thời gian.
Tạm kết
Bài viết hôm nay đã cung cấp thông tin về định nghĩa và cân nhắc khi lắp đặt tổng đài trả lời tự động. Đây là xu hướng mới ưu việt hơn hình thức nhân viên trực tổng đài như trước. Mong những thông tin trên sẽ mang lại nhiều thông tin bổ ích cho Quý khách hàng.
Nếu cần tư vấn thêm về dịch vụ, vui lòng liên hệ qua:
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0899 90 98 68 – 0287 1010 898
- Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh